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Ist ein Büro in der „digital first“-Arbeitswelt noch nötig? Ein Praxisbericht aus einer dezentralen Organisation

Alexander Eser / Kaufberater.io

Alexander Eser / Kaufberater.io

Unternehmen wie WordPress, Kaufberater.io, Fastbill oder auch GitHub machen es vor: Diese Firmen sind entweder voll und ganz dezentral aufgebaut oder ein signifikanter Teil ihrer Arbeitnehmer arbeitet ortsunabhängig.

Was sich noch vor ein paar Jahren eher ungewöhnlich angehört hat, wird vor allem bei der jungen Generation immer mehr zum Trend. Das Büro, falls überhaupt eins vorhanden ist, mutiert nur noch zur „Option“ und wird als Treffpunkt für wichtige Meetings oder für den Kundenempfang genutzt. Die Zeit in der Präsenz am Arbeitsplatz als Arbeitswillen und Arbeitseifer interpretiert wurde, scheint vorbei zu sein, denn die Qualität der Arbeit wandelt sich langsam zur allgemein gültigen Messlatte und nicht die Präsenzzeit, die dafür aufgewendet wurde.

Organisationen gewinnen an Agilität dank durchdachter Arbeitsprozesse und dem Zugang zu globalen Talenten

Welches junge Unternehmen sucht nicht nach qualifizierten Computer Entwicklern und Internet-Talenten? Oftmals herrscht jedoch lokaler Mangel an fähigen Arbeitnehmern. In Metropolen wie Berlin, Madrid oder auch Stockholm mag es vielleicht noch vergleichsweise einfach sein, einen Python Developer oder einen SEA Manager zu finden, aber gilt das gleiche auch für Schweinfurt, Alicante oder Malmö? Eher nicht. In einer ortsunabhängigen Organisationsstruktur ist es aber sehr wohl möglich, IT Experten aus der ganzen Welt anzustellen und so lokale Engpässe zu umgehen.

Ein weiteres Problem, dass durch dezentrales Arbeiten umgangen werden kann: häufige Ablenkungen der eigenen Arbeit. Denn jeder, der in einem Büro arbeitet, kennt das Problem: Man hat sich in ein schweres Thema eingearbeitet und wird dann vom Sitznachbarn gefragt, ob man nicht schnell bei etwas helfen könne, das ganz wichtig ist und auch GLEICH passieren muss oder kurz Lust auf eine Pause hat. Auch bei einer Absage an den Kollegen dauert es einige Zeit bis man wieder im Thema ist und verliert so wertvolle Arbeitszeit.

Durch strikte Zeiteinteilung, die auch teils durch verschiedene Zeitzonen vorgegeben ist, können ortsunabhängige Firmen diese Missstände vermeiden. Dadurch wird fokussierter in Eigenverantwortung gearbeitet, was meist eine effizientere Arbeitszeit zur Folge hat.

Aufbau der virtuellen Unternehmung und interne Kommunikationswege als mögliches Hindernis

Nicht ohne Grund hat sich die Arbeitsweise an einem fixierten Ort über Zeit als bestes Modell durchgesetzt. Denn der Großteil der Mitarbeiter benötigt dieses Umfeld, um überhaupt in den Arbeitsmodus schalten zu können, und um aus dem „heute bin ich faul, weil ich zu Hause bleibe“-Modus auszubrechen. Mit anderen Worten verlangt eine ortsunabhängige Firmenstruktur von jedem Kollegen bis zu einem gewissen Grad unternehmerisches Handeln.

Aus diesem Grund steht und fällt der Erfolg einer dezentralen Firma mit der Organisationsstruktur und den Kommunikationswegen. Auch wenn in der Online-Welt meist von flachen Hierarchien und Teamarbeit gesprochen wird, ist es in einer virtuellen Organisation umso wichtiger, klare Strukturen, Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Denn die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns steigt, wenn sich jeder Mitarbeiter überall einmischt. Gemeinsames Arbeiten ist daher wesentlich schwerer zu realisieren als in einem festen Büro.

Zudem gibt es immer wieder Tage, an denen ein physisches Treffen notwendig ist. Zum Beispiel richtungsweisende Strategie-Meetings oder Verhandlungen mit Partnern und wichtigen Kunden. Deswegen ist es auch ungemein einfacher, eine virtuelle Firma rund um ein digitales Produkt aufzubauen, im Vergleich zu einem Produkt, das ausgiebigen Kontakt zu Kunden erfordert, da der Organisationsaufwand um einiges besser zu managen ist.

Diese Werkzeuge vereinfachen die digitale Zusammenarbeit

Durch die Digitalisierung vieler digitalen Angebote und Tools in den letzten Jahren wird es natürlich immer einfacher, dezentral zu arbeiten. War es Anfang der 2000er noch etwas ungewohnt, ein Meeting in Skype oder mittlers einer anderen Software abzuhalten, ist es heute fast schon der Status Quo. Die mit am praktikabelsten Programme kommen zum großen Teil aus dem Hause Google. Hier ist vor allem die Google G Suite mit all ihren Dienstleistungen hervorzuheben: Google Docs, Google Sheets, Gmail, Google Calendar oder auch Google Forms machen ein gemeinsames cloudbasiertes Arbeiten schnell zur Realität. Durch live Updates können so mehrere Kollegen Files bearbeiten, was den Zeitfresser „E-Mail“ erheblich eindämmt.

Besonders die cloudbasierte Google Drive Lösung, die auch Teil der Google G Suite ist, eignet sich hervorragend als File Management System, um Dokumente schnell wieder zu finden. Als Projektmanagement-Software ist Basecamp (übrigens auch gebaut von einem dezentralen Team) eine simple, aber ansprechende Lösung. Auch die Asana Software wird gerne verwendet, aber letztlich ist Basecamp noch eine Ecke intuitiver.

Für die teaminterne Kommunikation bietet sich vor allem Slack an. Durch verschiedene Channels haben einzelne Teams wie Marketing, IT oder auch HR ihre eigenen Chatverläufe in denen sie spezifische Messages teilen können. Auf übergeordnete Kanäle haben alle Mitarbeiter Zugang und auf diesem Wege erreichen Updates das ganze Team schnell.

Als Video Chat Tools bietet sich ein Mix aus Skype, Zoom und WhatsApp an. In größeren Konferenzen, in denen vor allem die Qualität der Übertragung bei allen Beteiligten wichtig ist, ist Zoom die Königslösung, denn die Performance der Bildübertragung ist sehr gut. Für die Kommunikation mit Kunden oder Partnern ist meist Skype die bessere Wahl, denn die meisten Menschen haben Skype auf ihrem PC sowieso schon installiert. Wenn es mal schnell gehen muss, ist auch die Videofunktion von WhatsApp eine echte Alternative.

Fazit

Mit den richtigen Werkzeugen und einer durchdachten Zuordnung von Verantwortlichkeiten bieten virtuelle Unternehmungen riesige Chancen im heiß umkämpften Markt für digitale Nachwuchskräfte.

Aber auch für Menschen, die Erfüllung durch selbstbestimmtes Arbeiten finden und ihren Tag frei einteilen wollen, ohne den Einkommensdruck eines Freelancers zu haben, sind dezentrale Firmen eine optimale Alternative.

Über den Autor: Alexander Eser hat nach seinem Studium in Berlin, Oslo und Rotterdam das digitale Verbrauchermagazin Kaufberater.io dezentral mitgegründet. Kaufberater.io bietet eine Plattform, Produkte zu bewerten und sich über diese auszutauschen.

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